考勤報告

  

在朝庭工作，每位衙差的上司，需要就受評人在評核期內執行職責的表現，每年撰寫一個考勤報告。由於每個上司的要求尺度不同，加上文筆各異，考勤報告的內容，未必可以如實反影衙差的表現！

命運主宰一切，縱使你工作勤奮，做事認真及有效率，對巿民有禮貌，跟同事相亦處融洽，奈何上司的墨水有限，未能將你的優點用文字表達出來，結果影响了你的前途。相反，你的表現一般，但懂得迎合上司的要求，將上司服侍得妥妥當當。

而上司是個有文彩的人，你的評核報告就可以脫穎而出，不是你的表現特出，而是上司的筆鋒凌厲！

評核人分幾類出身，第一類屬於夠運一族，他們能夠擠身主管行列，不是靠真材實料，純粹是靠運氣，例如踫巧他的崗位需要升級（upgrade），故此移船就磡；第二類是靠擦鞋上位的，他們無須認識自己的工作，每天上班，只需挖空心思，做些迎合老闆的事情，例如幫老闆買早餐，中午訂位吃午飯等等；第三類因為年資關係，所謂蜀中無大將，在欠缺選擇之下被提升的。以上三類的評核人，都有一共通點，就是沒有真材實料，故此不幸成為他們的下屬，唯有自求多福！

除此以外，有些評核人的要求很高，被稱之為「demanding」，無論下屬做得怎樣出色，在他們眼中，只屬於達到基本要求。呢類主管有個共通之處，就是寬己嚴人，自己永遠是最能幹的！下屬只要有少少過錯, 分分鐘人頭落地!

假如有這種上司，唯有歎句時不予我！衙門不乏有材幹的衙差，但懂得賞識的上司卻並不多！

每年的六月對我來說 ，是一個繁忙的日子，因為又到撰寫下屬考勤報告的時候。最高峰的時候,我要撰寫15個考勤報告，幸好目前我只需要寫7個，相對來說，舒服得多了！

撰寫評核報告可不是一件輕鬆的事，報告內容是否隱惡揚善？抑或實說實話？單在這範疇上取態，已經很傷腦筋了！如果評核報告未能如實反影員工的優點及缺點，將會影响評審委員作出錯誤的決定，把值得升級的員工拒諸門外，而平庸之輩卻可平步青雲。

對於不達標的下屬，假如如實反影他們的工作態度的話，他們會覺得你挑剔，要求過高！平庸的考勤報告，會影响日後晋升機會，在這情況之下，肯定難以維持雙方日後的良好工作關係！但如果不在考勤報告中反影他們的短處，對其他盡忠職守的同事不公道！故此，在撰寫評核報告的時候，會處於兩難的局面，尤其是同時撰寫幾個同級的下屬，壓力更大。

相對來說 ，寫一個「優良」的考勤報比寫一個「差劣」的來得容易。因為寫一個「差劣」的考勤報告，要依足程序指引，即是在評核期間，當下屬表現欠佳時，要向他提出忠告及改善方法，假如屢教不善，才能夠在報告中反影。寫個「優良」的考勤報告就無需受到指引規限，相對輕鬆得多了。

我的經驗是無論寫「優良」或「差劣」的考勤報告，作為評核人，必先了解及清楚下屬的工作，才可以從他們的工作表現中，發掘出優點或需要改善的地方。

但很多評核人，在撰寫下屬的考勤報告時，未必清楚他們的工作，亦懶得傷腦筋，故只能寫一個很片面的報告，常說的「行貨」，就是指這一類了。

好了，對下屬的工作有了充份了解，亦留意到他們工作的細緻表現，對於下屬的強項及弱點瞭如指掌，但問題來了，可否用文字將他們的強項或弱點表達出來呢？那就要考考評核人的語文表達能力了！所以從考勤報告的內容，順帶可以見到評核人的語文水平，觀察能力以及評論是否客觀。

有些下屬，平日工作的質及量只能勉強達標，但卻十分緊張自己的考勤報告。為了避免令到下屬不滿，那就要運用撰寫技巧了。例如在考勤報告內堆砌一大堆正面的形容詞，好像hardworking, responsible, polite, enthusiasm, prudent, flexible, obliging, self-assured, conscientious and cooperative等等，驟眼來看，評論完全正面，但卻沒有拿到升級的分數，因為撰寫內容，要附合條件才有分。簡單來說，要將下屬工作表現，套用在日常工作上，最終產生一個正面的效果，才能得到分數。例如下屬工作勤奮，就算過了下班時間，仍留下完成手頭工作，結果令到部門可以維持達標的服務承諾等等，跟著再引用一個實質的工作例子，那才有用，否則，那個考勤報告，就算到了總部，也會被down grade (降級)。

在回歸前，考勤報告全部以英文撰寫，究竟可不可以用中文呢？似乎沒有明文規定。回歸後，內部發出指引，某些職級的考勤報告可以用中文撰寫。雖然指引發出了,但很少衙差依從，因為大家有個錯覺，以為用英文撰寫的考勤報告較中文吃香，或者評　核人嫌中文打字太花時間，所以以中文撰寫的考勤報告還是佔小數。

對我來說，最困難的就是撰寫一個，在同一崗位工作超過三年的下屬，他的工作每年沒有大的轉變，但我總不能將他每年考勤報告的內容，寫到完全一模一樣！但要寫的都已經寫過了，還有什麼可以寫？所以寫這類報告很花心思。

另一類難撰寫的，就是下屬的工作太過簡單，例如他的工作只負責收錢，第一年可以評核他的工作效率，對顧客及處事的態度，以及電腦技能。第二年還可以勉強加多些他對上司的態度，跟同事合作無間，提升團隊精神，凝造良好的工作環境，做事有條不文等等。但到了第三個年頭，還有什麼可以寫呢？我只能用搜索枯腸四個字來形容！

故此，我覺得撰寫考勤報告，是按有需要的時候才寫。例如在試用期間，進入升級範圍內及受到紀律處分的時候，才需要撰寫。這樣做法，可以減低評核人的工作量，又可以將受評人的工作表現，濃縮在幾個考勤報告內，對評審委員也有好處，他們不用花大量時間，看十多個了無新意的考勤報告！